Wednesday, October 11, 2017

Perencanaan dan Persiapan Rapat

No comments :


Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, biasanya kita menyebutnya dengan istilah 5W+1H, yaitu sebagai berikut :

- Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
- What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
- Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.


- Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
- When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
- How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.


Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai rapat adalah:

1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Susunan acara rapat tersebut harus sistematis.


2. Menentukan Peserta Rapat

Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang akan diundang. Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan rapat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3. Membuat Undangan Rapat

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Undangan tersebut hendaknya dikirimkan satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.


4. Membuat Daftar Hadir Rapat

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti: konsumsi, kursi, serta sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

5. Mempersiapkan Bahan untuk Rapat

Bahan rapat yang perlu disiapkan berupa agenda rapat, notula/hasil rapat yang lalu, bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat.

6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

Peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan antara lain whiteboard, spidol, penghapus, flip chart, LCD proyektor, sound system, map, block note serta bolpoinnya, laptop atau komputer.

7. Mempersipkan Ruang Rapat

Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam ruang rapat sebagai berikut : cahaya yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan, ventilasi udara yang sejuk agar ruangan tidak terlalu panas, pengaturan tempat duduk yang harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan luas ruangan.

8. Akomodasi atau Penginapan

Bila rapat dilakukan lebih dari satu hari biasanya para peserta akan menginap pada suatu tempat, untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan.

9. Transportasi

Jika rapat tidak diadakan dalam kantor tentunya sekretaris harus mempersiapkan transportasi untuk peserta rapat.

10. Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah ditentukan.

11. Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

12. Pengecekan Persiapan Rapat Terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut:


1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

No comments :

Post a Comment

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

reno test