Friday, October 13, 2017

Penyusutan Arsip (Pengertian, Tujuan, dan Cara)

No comments :

Setiap hari arsip selalu saja bertambah, karena dalam setiap kegiatan akan tercipta arsip baru. Jadi, dapat dibayangkan tumpukan arsip yang kian hari kian bertambah tinggi. Hal ini tentu membutuhkan ruangan, peralatan, juga tenaga arsiparis yang lebih banyak dalam pengelolaannya. Itu berartu biaya yang dikeluarkan juga akan bertambah besar. Di sisi lain, semakin banyak arsip semakin sulit pula berkas yang diperlukan akan ditemuakan.

Dengan kegiatan penyusutan, maka kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali akan menjadi lebih efektif. Perawatan dan pemeliharaannya dan pengawasannya juga akan lebih mudah. Sehingga arsip-arsip yang disimpan dapat lebih terjamin keamanannya, tidak rusak dan tidak hilang. Terutama terhadap arsip-arsip penting yang menjadi bahan pertanggungjawaban.

Pengertian Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah tindakan mengurangi jumlah arsip. Biasanya dilakukan dengan 3 cara:
1. Pemindahan
2. Pemusnahan
3. Penyerahan

Baca juga artikel terkait lain:

Tujuan Penyusutan Arsip

Sesuai dengan maknanya untuk mengurangi jumlah arsip maka tujuan penyusutan arsip adalah:
1. Untuk penghematan dan efisiensi
2. Pendayagunaan arsip dinamis
3. Memudahkan pengawasan
4. Memudahkan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan
5. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

Cara Penyusutan Arsip

1. Memindahkan
- Mengurangi jumlah arsip yang ada di central file (Pusat Arsip Aktif) dengan cara memindahkan arsip-arsip yang sudah jarang digunakan.
- Pemindahan disertai daftar arsip yang dipindahkan.
- Pemindahan disertai Berita Acara pemindahan.
- Berita Acara ditandatangani oleh pejabat.

2. Memusnahkan
- Mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip-arsip yang tidak bernilai guna/sudah melampui Jadwal Retensi Arsip.
- Pemusnahan arsip disertai daftar arsip yang dimusnahkan.
- Pemusnahan arsip dibuatkan Berita Acara pemusnahan.
- Pemusnahan arsip disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan/atau bidang pengawasan.
- Pemusnahan arsip dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya.
- Pemusnahan bisa dilakukan dengan cara: dicacah, dibakar, atau diberi zat kimia hingga hancur. 

Baca juga artikel terkait lain:

3. Menyerahkan Arsip ke Lembaga yang Berwewenang
- Mengurangi jumlah arsip dengan cara menyerahkan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung oleh organisasi ke lembaga yang berwewenang mengelola arsip statis/permanen/abadi.
- Penyerahan arsip disertai daftar arsip yang diserahkan.
- Penyerahan arsip dibuatkan Berita Acara penyerahan.

No comments :

Post a Comment

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

reno test