Monday, October 30, 2017

Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya

No comments :

Problematika kearsipan sering kali muncul dikarenakan oleh berbagai hal. Masalah-masalah itu tak jarang menjadi penghambat guna penyelesaian kegiatan korespondensi di lingkungan kantor. Beberapa ahli telah menuliskan pendapat mereka dalam buku tentang masalah pokok kearsipan yang harus dihindari, diantisipasi, diwaspadai, dan dipecahkan.

Adapaun masalah-masalah pokok kearsipan yang sering muncul di kantor adalah sebagai berikut:

1. Menurut Moekijat
Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan yaitu:
- Dipergunakannya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah
- Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas
- Pegawai-pegawai yang tidak terlatih


- Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu
- Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan menghapuskan warkat-warkat
- Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
- Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat) yang dipinjam atau pengembaliannya

2. Menurut E. Martono
Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain:
- Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
- Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkari seluruh tumpukan data
- Warkat setiap hari selalu bertambah
- Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat
- Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
- Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih

3. Menurut The Liang Gie
Masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang pada umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal sebagai berikut:
- Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi


- Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan
- Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi
- Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

Cara Pemecehan/Solusinya

Setelah mengetahui beberapa permasalahan berkaitan dengan kearsipan, tentu harus dapat mengetahui bagaimana cara memecahkan masalah kearsipan tersebut, yaitu dengan memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman


5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

No comments :

Post a Comment

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

reno test