Monday, August 7, 2017

Etika Menangani Telepon (Phone Handling)

No comments :

Sopan santun dan keterampilan bertelepon bagi seorang pegawai kantor adalah sebuah keharusan. Karena hal ini tidak hanya menggambarkan diri pribadi tetap juga membawa nama lembaga atau kantor tempat pegawai tersebut bekerja.

Jika kita adalah pihak yang menelepon maka pertama-tama hal yang harus kita lakukan adalah mengucapkan salam, memperkenalkan diri, dan menyebutkan nama orang atau pejabat yang ingin diajak biacara. Pekenalan diri bisa Anda lakukan dengan menyebutkan nama Anda sendiri dan dari kantor apa.
Contoh, "Selamat pagi Mas, saya Randu Arbitra dari Bacaan Populer. Pak Kepsek ada?"
atau, "Good morning, Randu Arbitra from Bacaaan Populer speaking. Can you put the principal on please!"


Jika kita adalah pihak yang menerima telepon maka pertama-tama hal yang harus kita lakukan adalah menyebutkan nama kantor tempat kita bekerja, memperkenalkan diri, dan menawarkan bantuan apa yang bisa ditawarkan.
Contoh, "Bacaan Populer, Selamat pagi, ada yang bisa saya bantu?"
atau, "Bacaan Populer, good morning, what can I do?"

Hindarkan penggunaan kata "halo" karena itu akan menimbulkan kesan yang kurang hormat. Kecuali untuk hubungan kekeluargaan.

Perlu ditegaskan, bahwa telepon kantor adalah telelpon dinas. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor hendaknya tidak menggunakannya untuk kepentingan pribadi.

Etika dalam menenagani telepon dinas adalah sebagai berikut:
1. Layani setiap penelepon dengan baik, ramah, dan sopan.
2. Suara Anda harus terdengar jelas. Jangan tergesa-gesa, atau bernafas dengan keras di telepon.
3. Usahakan suara Anda terdengar menyenangkan, hangat, dan bersahabat.
4. Catatlah pesan atau permintaan si penelepon. Lalu ulangi lalgi pesan yang telah dicatat untuk menghindari ada bagian yang terlewatkan.
5. Berilah kesan positif kepada lawan biacara.

Baca juga artikel menarik lain:

6. Jangan membiarkan telepon berdering berkali-kali.
7. Jagalah ucapan Anda! Jangan pernah memaki atau mengeluarkan kata-kata kasar kepada lawan bicara.
8. Tutuplah telepon setelah lawan bicara menyelesaikan pembicaraan.

No comments :

Post a Comment

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

reno test