Tuesday, April 25, 2017

Peralatan Kearsipan (Fungsi, Macam-macam, dan Penjelasannya)

2 comments :

Peralatan Kearsipan adalah alat atau sarana yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan arsip.

Fungsi Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Sebagai sarana penyimpanan arasip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip
3. Sebagai pelindung arsip dari bahaya kerusakan.

Macam-macam Peralatan Kearsipan

Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan kearsipan, antara lain:

1. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang.

2. Rotary Filing Cabinet (alat penyimpanan berputar)
Rotary filing cabinet adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yangdapat digerakkan secara berputar.

3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau stopmap.

4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau box file.

5. Stopmap Folio
Stopmap folio adalah map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.

6. Map Snelhecter
Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

7. Folder
Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam box arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai TAB (Bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

8. Map Gantung (hanging map)
Map gantung adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

9. Ordner
Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

10. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Baca juga artikel terkait lainnya: 


11. Stapler
Stapler aAdalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler (staples) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas

12. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.

2 comments :

  1. Kalau diperbolehkan, saya ingin bantu tambahkan ya min.
    13. Label
    Label adalah alat kearsipan yang digunakan untuk memberi judul ketika mengelompokkan dokumen, lalu bisa ditempelkan pada folder.
    14. Numerator
    Dalam peralatan kearsipan, numerator adalah alat yang digunakan untuk memberikan nomor pada lembaran dokumen tanpa perlu mencetaknya dengan mesin printer. Dalam bentuknya, nomorator bisa memiliki angka berukuran kecil dan besar, lalu dengan jumlah digit tertentu.
    15. Perekat
    Perekat adalah alat yang digunakan untuk menyatukan dua permukaan atau lebih. Perekat yang dimaksud untuk peralatan kearsipan adalah perekat yang bisa berupa lakban dan lem. Misalnya lakban bisa digunakan untuk penjilidan buku atau dokumen yang sederhana.
    16. Alat Sortir
    Alat sortir adalah alat digunakan untuk memisahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat ini memiliki aneka bentuk, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.
    Terima kasih

    ReplyDelete
    Replies
    1. Terima kasih banyak atas tambahannya Mas/Mba "Penjilidan".. mudah2an bisa menambah manfaat bagi saya sendiri dan bagi para pembaca yang lain.. :D

      Delete

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

reno test