Breaking News
recent

Nilai Guna Arsip


Selama ini kita hanya mengenal nilai guna arsip yang disebut dengan Nilai Guna ALFRED. Namun, belakangan ini para asrsiparis Indonesia telah merumuskan nilai guna arsip yang lebih sesuai untuk kearsipan di Indonesia. Meskipun demikian dalam artikel ini kami tetap menyertakan nilai guna ALFRED yang selama ini sudah kita kenal, pada bagian akhir tulisan ini, lengkap dengan penjelasannya secara detail.

Mari kita mulai bahasan ini dengan memaparkan nilai guna arsip yang kami petik dari buku Mengelola Arsip, yang ditulis oleh Sri Endang Rahayu, M.Pd., dkk. Berikut uraiannya.


Nilai Guna Arsip


Arsip sebagai sumber informasi bagi organisasi/perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya, memiliki nilai guna antara lain :

1. Nilai Penerangan, yaitu arsip mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi atau pemberitahuan, seperti surat edaran/pengumuman.
2. Nilai Historis, yaitu arsip dapat menggambarkan suatu ssepertejarah/kejadian pada masa lampau, seperti teks Sumpah Pemuda.
3. Nilai Yuridis, yaitu arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam sebuah peristiwa hukum, seperti surat perjanjian kerjasama.
4. Nilai Ilmiah, yaitu arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, seperti hasil riset/penelitian.
5. Nilai Fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan, seperti faktur pajak.

Penilaian Arsip

Penilaian arsip adalah suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tersebut dapat memberikan manfaat kepada pengambilan kebijakan perusahaan.

Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama arsip tersebut disimpan di file aktif dan file in aktif serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke Arsip Nasional.


Penilaian arsip dapat mempergunakan kriteria penilaian ALFRED, yaitu :
1. Administrative Value (Nilai Administrasi)
2. Legal Value (Nilai Hukum)
3. Financial Value (Nilai Uang)
4. Research Value (Nilai Penelitian)
5. Education Value (Nilai Pendidikan)
6. Documentary Value (Nilai Dokumentasi)

Nilai ALFRED berkisar antara 0 % s.d. 100 %, dengan penggolongan arsip sebagai berikut :

1. Arsip Vital (90 % s.d. 100 %) merupakan arsip yang sangat penting bagi kehidupan organisasi/bisnis dan tidak dapat digantikan kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.
Contohnya: Akte Pendirian Perusahaan, Sertifikat Tanah dan Bangunan

2. Arsip Penting (50 % s.d. 89 %), arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya yang tinggi dan lama. Arsip ini disimpan dalam file aktif selama 5 tahun dan di file inaktif selama 25 tahun.
Contohnya: Bukti-bukti keuangan (bukti transaksi)

3. Arsip Berguna (10 s.d. 49 %), arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan dalam file aktif selama 2 tahun dan di file in aktif selama 10 tahun
Contohnya: Surat Pesanan


4. Arsip Tidak Berguna (0 % s.d. 10%), arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan selama 3 bulan di file aktif.
Contohnya: Undangan Rapat
Randu Arbitra

Randu Arbitra

No comments:

Post a Comment

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

Powered by Blogger.