Wednesday, February 1, 2017

Contoh Agenda Kegiatan Pimpinan (Format dan Cara Menyusunnya)

No comments :
 

Salah satu tugas rutin yang pasti dilakukan oleh seorang sekretaris adalah menyusun agenda kegiatan pimpinan. Semakin besar dan tinggi jabatan yang dipegang oleh atasannya maka semakin sulit dan rumit pula menyusun agenda kerjanya.

Agenda kerja pimpinan ini ada yang disusun perminggu, perbulan, dan ada pula yang per tahun. Hal ini tergantung dari jabatan si atasan. Semakin tinggi jabatannya, semakin padat acaranya, tentu semakin banyak pula waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Beberapa acara bahkan harus di geser hingga ke beberapa bulan berikutnya.

Di sisi lain, pada umumnya, siswa di sekolah diajarkan menyusun agenda kerja pimpinan dengan menuliskannya secara manual ke dalam format yang dicetak pada selembar kertas. Ironis sekali memang. Karena, realita di lapangan, saat ini hampir sudah tidak ada lagi orang yang menyusun agenda kerja dengan menuliskannya di atas kertas. Sebab, hal ini membuat pekerjaan menyusun itu menjadi semakin rumit 1000x lipat. Bayangkan, setiap ada agenda kegiatan baru yang perlu disisipkan Anda harus menyusun ulang semua kegiatan yang sudah Anda susun dengan rapi sebelumnya. Selain itu, kertas tak bisa berbunyi atau bergetar untuk menjadi pengingat jika kita lupa agenda kegiatan berikutnya.

Baca juga:

Saat ini, hampir semua sekretaris dan semua orang menyusun agenda kerja pada gadget yang mereka miliki. Berbagai aplikasi tersedia dengan gratis untuk mempermudah pekerjaan ini. Anda cukup menuliskan agenda kegiatan pada hari dan waktu yang telah disepakati, secara otomatis kegiatannya sudah tersusun dengan sangat baik. Selain itu, ponsel/Android memiliki pengingat, bunyi atau getar. Tentu saja kita sangat membutuhkan hal itu. Hanya saja, Anda harus menyetel waktunya 10-15 menit lebih awal dari waktu kegiatan yang telah disepakati. Hal ini untuk memberikan kita waktu untuk bersiap-siap atau waktu untuk menuju ke tempat kegiatan dilaksanakan.

Baiklah Sahabat, untuk tidak memperpanjang mukadimah mari kita lihat format dan cara menyusun agenda kegiatan pimpinan dari skenario yang sudah ada berikut ini. 

Skenario Kegiatan Pimpinan

  1. Pada tanggal 28 Februari 2017 pukul  09.00-12.00 pimpinan  menghadiri  rapat REI di Semarang di, Lt.3.  Hotel Santika, ruang Sanjay.
  2. Sabtu,  25-26  Februari 2017 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI, Kegiatan hari I dimulai jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak.
  3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT  Bima Sakti, yang beralamat di Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta. Kegiatan berlangsung dari pukul 10.00-14.00 pada hari Kamis, 22 Februari 2016.
  4. Pimpinan menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan yang  PT Larasati, yang beralamat di Jl.Pramuka 45, Kebumen dengan  agenda penjajagan untuk melakukan kerjasama. Kegiatan  dilakukan pada Jumat, 17 Februari 2017.
  5. Selasa, 21 Februari 2017, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green City Yogyakarta.
  6. Pimpinan  Cabang REI Surabaya  meminta Bapak Pimpinan  untuk menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House  hotel  Saphir, Jl Solo, Yogyakarta pada hari Sabtu 11 Februari 2017, pukul 19.00-21.00 di Ruang Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui sekretarisnya  melalui telepon.
  7. Selasa, 6 Februari 2017 mengikuti Rakernas  REI di Surabaya selama 2 hari di Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23,     Surabaya. Acara jam  16.00- 21.00 di ruang Bugenvil.  Hari berkutnya melakukan kunjungan di beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri, Surabaya.
  8. Senin, 27 Februari 2017 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 08.00-10.00 untuk  rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan.
  9. Pada hari Kamis,  16 Februari 2017Melakukan  MOU dengan PT Buana Sakti, yang beralamat di Jl. Sudirman 23, Yogyakarta di  Novotel Hotel , di R. Merpati, Lt.3, pada jam 09.00-12.00.
  10. Pada hari yang sama, Kamis, 16 Februari 2017 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di kantornya  dengan  para stafnya di ruang 3,pada jam 13.00-15.00.
Catatan: Skenario kegiatan pimpinan ini penulis ambil dari soal praktik untuk siswa program keahlian Administrasi perkantoran tahun 2017, yang dikeluarkan oleh Kemdikbud. Namun, skenario ini telah penulis acak untuk mengecoh perhatian pembaca.



Berikut ini adalah Agenda kegiatan pimpinan yang diinginkan sesuai dengan skenario di atas.

 
PT MAESTRO JANE
Jalan Terubuk  No. 21 Telp. 0761 28795
Pekanbaru – 28732

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Bulan Februari 2017

No.
Hari/tanggal
Pukul
Kegiatan
Tempat
Keterangan
1
Selasa - Rabu, 6 - 7 Februari 2017
16.00- 21.00
Hari ke -1 Rakernas  REI di Surabaya
Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil
Hari ke-1 -Rakernas Rei, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
2
Sabtu, 11 Februari 2017
19.00-21.00
Menjadi  nara sumber pada acara  Program  Green House
Hotel  Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna
Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya
3
Kamis,  16 Februari 2017
09.00-12.00
Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti
Novotel Hotel - Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3

4
13.00-15.00
Memimpin rapat koordinasi dengan para staf
Kantor PT Maestro Jane, ruang 3

5
Jumat, 17 Februari 2017

Menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati
Kantor PT Maestro Jane
Penjajagan untuk melakukan kerjasama
6
Selasa, 21 Februari 2017
10.00-12.00
Meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta
Kantor Walikota - Yogyakarta
Membahas Green City Yogyakarta
7
Kamis, 23 Februari 2016
10.00-14.00
Kunjungan ke perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti
PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta

8
Sabtu - Minggu,  25-26  Februari 2017
08.00-Selesai
Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI

Hari ke- 1 temu ramah, Hari ke-2 penanda-tanganan kontrak
9
Senin, 27 Februari 2017
08.00-10.00
Rapat rutin bersama staf
Ruang pertemuan
Rencana pengem,bangan usaha
10
Selasa, 28 Februari 2017
09.00-12.00
Menghadiri  rapat REI di Semarang
Hotel Santika, ruang Sanjay, lt. 3

No comments :

Post a Comment

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

reno test