Wednesday, January 25, 2017

Contoh Surat Konfirmasi Keterlambatan Pengiriman Barang

No comments :
Membaca Surat
Dalam dunia bisnis tak jarang kita mengalami rasa kecewa dikarenakan pihak relasi, klien, atau pelanggan kita tidak berlaku profesional sebagaimana mestinya. Sehingga kita merasa perlu meminta konfirmasi, mengingatkan, menegaskan, atau bahkan menuntut mereka secara wajar atas tindakan mereka yang tidak profesional tersebut.

Namun, tak jarang pula kita enggan menyampaikan uneg-uneg tersebut, baik secara langsung, maupun dengan sindiran lembut. Padahal, kejadian seperti itu harus disampaikan agar kerja sama yang telah terjalin selama ini tetap memberikan hasil yang saling memuaskan. Tak ada satu pihak yang merasa kecewa. Tapi, bagaimana mungkin mereka tahu tentang kekecewaan kita jika tidak kita sampaikan.

Untuk menyampaikan kekecawaan yang kita rasakan itu berikut ini kami telah membuat contoh surat permintaan konfirmasi secara jelas dan tegas, tapi tetap tidak menyinggung. Jadi, contoh surat berikut ini hanya sebatas meminta konfirmasi dan mengingatkan. Belum bisa digolongkan pada sikap menegaskan, apalagi menuntut. 


Baiklah Sahabat Populer, berikut ini adalah contoh surat yang dimaksud. Kami buat dalam bentuk setengah lurus (semi block style).

No.     : 124/Mj-Clm/I/17                                                                           Bangkinang, 12 Januari 2017
Lamp. : 1 berkas
Hal     : Keterlambatan pengiriman barang


Kepada
CV. Bacaan Populer
Jl. Gelatik no 14 Sukajadi – Pekanbaru 287200
Up. Bpk. Randu Arbitra – Kabag. Pemasaran


Dengan hormat,
      Melalui surat ini kami ingin mengonfirmasikan kepada Saudara tentang pesanan barang yang kami kirimkan melalui surat dengan nomor 123/Sk.2017 tertanggal 10 Januari 2017, sampai saat ini barang tersebut belum kami terima. 
       Kami merasa agak kecewa karena keterlambatan ini. Tapi kami tetap berpikir positif bahwa hal ini tidak Anda sengaja, atau dikarenakan kesalahan oleh pihak delivery. Oleh karena itu, kami minta penjelasan dari Saudara tentang keterlambatan pengiriman ini sesegera mungkin, atau kami lebih suka jika pesanan barang kami dipercepat pengirimannya. 
       Kami berharap kerjasama yang telah lama kita jalin tetap bisa kita pertahan dengan baik sampai nanti, dengan dasar profesionalisme dan saling percaya.
      Demikianlah surat ini kami kirimkan. Kami menunggu konfirmasi segara dari Saudara. Atas perhatian kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                                                     Hormat kami
                                                                                                                                   PT Maestro Jane

                                                                                                                                        Mary Jane
                                                                                                                                              CEO

Hal yang harus diperhatikan:

Jika surat dibuat dalam wujud lembaran kertas (hard copy)
1. Cetaklah naskah surat di atas sebanyak 2 rangkap. Satu lembar untuk dikirimkan, satu lembar lagi untuk pertinggal arsip.
2. Sebelum surat dikirim jangan lupa untuk meminta tanda tangan pimpinan pada bagian penutup surat sebelah kanan bawah. Setelah ditandatangani bubuhkan cap/stempel kantor agak ke kiri agar tidak persis diatas nama pimpinan dan tanda tangannya.
3. Mintalah nomor surat kepada verbalis.
4. Lipatlah dengan salah satu lipatan resmi, sesuai dengan aturan yang berlaku di kantor Sahabat.
5. Kirimkan melalui pos atau kurir.

Baca juga artikel terkait lainnya:

Jika surat dibuat dalam wujud file/soft copy
1. Sebaiknya tetap membubuhkan tanda tangan pimpinan dan cap perusahaan yang telah di scan.
2. Mintalah nomor surat kepada verbalis.
3. Kirimkan ke alamat yang dituju. Hati-hati dalam pengetikan alamat. Jangan sampai salah sedikitpun.

No comments :

Post a Comment

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

reno test