Breaking News
recent

Rumus Angka Kecermatan dan Angka Pemakaian dalam Kearsipan

 
 
Untuk meningkatkan kinerja petugas kearsipan maka biasanya petugas mengadakan jadwal penyusutan arsip secara berkala. Penyusutan arsip ini dilakukan untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul masih dibutuhkan, bukanlah dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi atau habis jangka waktu pakainya.

Kegiatan penyusutan arsip ini biasanya didasarkan atas dua hal yakni angka kecermatan  yang sudah sangat  tinggi dan/atau Angka pemakaian arsip yang terlalu rendah.

Angka kecermatan arsip dikatakan terlalu tinggi apabila >= 3% sedangkan Angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 15%. Kedua indikator tersebut menjadi hal yang sangat mendasar untuk melakukan kegiatan penyusutan arsip.

Untuk lebih jelasnya berikut ini kami ajak Anda mengenal rumus angka kecermatan dan Angka pemakaian secara lebih detail.

1. Angka Kecermatan

Rumus:  
Apabila Angka Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik. Apabila Angka Kecermatan = 3%  berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.
 
Baca juga artikel menarik lainnya:
10 Sekolah yang Sangat Tak Biasa yang Pernah Ada di Dunia 

Jadi, apabila angka kecermatan arsip menunjukkan persentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik

Contoh kasus
 
Dalam suatu periode kearsipan terjadi permintan arsip sebanyak 358 kali. Namun, arsip yang mampu ditemukan oleh petugas hanya 321 lembar. Hitunglah angka kecermatannya!

358 - 321 = 37 (jumlah arsip yang tidak ditemukan) 
Realita di atas menunjukkan bahwa:
1.  boleh jadi petugas arsip kurang terampil;
2.  mungkin waktu yang diberikan untuk pencarian arsip terlalu pendek;
3. mungkin juga sarana prasana yang disediakan tidak memadai untuk penyelenggaraan arsip sebagaimana mestinya;
4.  boleh jadi arsip yang disimpan terlalu banyak;

Satu soluai yang pasti, perlu ada perbaikan!

2. Angka Pemakaian
 
Untuk mengukur kelayakan koleksi arsip yang disimpan maka petugas perlu mengadakan penilaian terhadap kolesi arsipnya. Hal ini untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul masih dibutuhkan, bukanlah dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi atau habis jangka waktu pakainya.

Kami ingatkan lagi bawah angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 15%.

Rumus:
Contoh kasus
 
Kita memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746 lembar. Sepanjang 1 periode karsipan terjadi peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip yang berbeda. Hitunglah angka pemakaiannya!
 
Realita menunjukkan bahwa sebenarnya banyak koleksi arsip yang kita simpan hanyalah sampah belaka. Bukanlah dokumen yang memang dibutuhkan. Wajib segera diadakan penyusutan arsip.
Muhammad Junaidi

Muhammad Junaidi

No comments:

Post a Comment

Pengunjung yang baik tidak akan meletakkan link hidup di kolom komentar!
Please dont put your link in comment box.

Powered by Blogger.